Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

VoiceHub
Inhaberin: Samira Jessika Müller
Westerwalstraße 27
65936 Frankfurt am Main
Deutschland

E-Mail: info@voicehub-ai.de
Telefon: +49 160 6288788

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2. Verarbeitung von Daten im Rahmen unserer Dienstleistungen

Bei der Erstellung und Einrichtung von Webseiten für unsere Kunden verarbeiten wir folgende Daten:

Kundendaten

Name und Firmierung des Auftraggebers
Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Adresse)
Rechnungsdaten (Adresse, ggf. Steuernummer/USt-ID)
Kommunikation im Rahmen des Auftrags (E-Mails, WhatsApp-Nachrichten)

Webseiteninhalte

Texte, Bilder und Logos, die vom Kunden bereitgestellt werden
Geschäftsinformationen (Öffnungszeiten, Leistungen, etc.)
Technische Zugangsdaten (Hosting, Domain, FTP, etc.)

KI-Telefonassistent-Inhalte

Begrüßungstexte und Gesprächsabläufe
Geschäftsinformationen (Öffnungszeiten, Leistungen, Preise, etc.)
Reservierungs- und Buchungseinstellungen
Weiterleitungs-E-Mail und Kontaktdaten
Dabei können auch Gesprächsinhalte automatisiert verarbeitet werden.

Weitere Dienstleistungen (Design, Fotografie, Druck & Werbematerial):

Im Rahmen weiterer Leistungen verarbeiten wir je nach Auftrag insbesondere:

• Kundendaten und Kontaktdaten

• Inhalte für Designs (Logos, Texte, Bilder)

• Informationen zu Produkten, Dienstleistungen oder Bestellungen

• Kommunikationsdaten im Rahmen der Abstimmung und Umsetzung

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur:

Erfüllung des Vertrags zur Webseitenerstellung
Erfüllung des Vertrags zur Bereitstellung des KI-Telefonassistenten
Kommunikation mit dem Auftraggeber
Rechnungsstellung und Buchhaltung
Technischen Umsetzung der Webseite
Technischen Einrichtung und Betrieb des KI-Telefonassistenten
Abwicklung von Bestellungen und Aufträgen

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Vertrags
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Aufbewahrungspflichten nach HGB/AO)

Speicherdauer

Buchungsbelege: 8 Jahre
Rechnungen: 10 Jahre
Technische Zugangsdaten: nach Projektabschluss gelöscht (sofern keine Wartung beauftragt)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Bereitstellung und Optimierung unserer Dienstleistungen

Verwendete Dienstleister

Bei der Webseitenerstellung setzen wir folgende Dienstleister ein:

Hostinger (Hosting-Anbieter, EU/EEA)

– Webseitenbaukasten-Plattform für die Gestaltung und das Hosting von Kundenwebseiten
– Server-Standort: Europäische Union
– DSGVO-konform

Zusätzlich nutzen wir technische Dienstleister für KI- und Telefonie-Dienste (z.B. OpenAI, Vapi, Twilio), über die Daten verarbeitet werden können.

3. Cookies und Webseitennutzung

Unsere Webseite verwendet Cookies. Beim ersten Besuch unserer Website werden Sie über ein Cookie-Banner um Ihre Einwilligung zur Nutzung nicht notwendiger Cookies gebeten.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und die Ihr Browser speichert.

Notwendige Cookies

Wir verwenden Cookies, die für den Betrieb der Webseite technisch notwendig sind:

Cookie-Consent-Cookie: Speichert Ihre Einwilligung zur Cookie-Nutzung (Speicherdauer: 365 Tage)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Funktionsfähigkeit der Webseite)

Analyse-Cookies (optional)

Mit Ihrer Einwilligung verwenden wir Google Analytics zur statistischen Auswertung der Webseitennutzung (siehe Abschnitt 3).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung)

Ihre Cookie-Einstellungen

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit ändern. Notwendige Cookies können nicht deaktiviert werden, da die Webseite sonst nicht funktioniert.

4. Google Analytics

Diese Webseite nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited ("Google"), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Umfang der Verarbeitung

Google Analytics verwendet Cookies und erfasst Informationen über die Nutzung der Webseite, wie z.B.:

Besuchte Seiten und Verweildauer
Herkunft des Zugriffs (Suchmaschine, direkt, etc.)
Verwendetes Endgerät und Browser
IP-Adresse (anonymisiert)

IP-Anonymisierung

Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert. Ihre IP-Adresse wird von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der EU oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Nutzung erfolgt zum Zweck der Analyse und Verbesserung unserer Webseite. Google verarbeitet Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung über das Cookie-Banner)

Datenübermittlung in die USA

Google Analytics kann Daten in die USA übermitteln. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Google ist zudem nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Telefon (Meta Platforms)

Bei der Kontaktaufnahme über Telefon oder Messenger-Dienste werden personenbezogene Daten (z. B. Telefonnummer, Nachrichteninhalte) verarbeitet. Bei der Nutzung von WhatsApp erfolgt die Verarbeitung über die Server von WhatsApp Ireland Limited. Dabei kann eine Übermittlung von Daten an Server der Meta Platforms, Inc. in den USA nicht ausgeschlossen werden.

Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission sowie des EU-US Data Privacy Frameworks.

Widerruf der Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie Ihre Cookie-Einstellungen ändern oder Google Analytics über ein Browser-Add-on deaktivieren:

https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Weitere Informationen

Weitere Informationen zu Google Analytics finden Sie hier:

https://policies.google.com/privacy

5. Datenverarbeitung bei der Nutzung unserer Dienste

Beim Besuch einer von uns erstellten Kundenwebseite werden folgende Daten verarbeitet:

IP-Adresse des Besuchers
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Aufgerufene Seiten
Browser-Typ und -Version
Verwendetes Betriebssystem
Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Kontaktformulare

Wenn Sie uns über das Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Anliegen/Nachricht) zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert und verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Bearbeitung der Anfrage).

Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Kontaktaufnahme über WhatsApp, Telefon und E-Mail

Wenn Sie uns über WhatsApp, telefonisch oder per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten (z. B. Name, Telefonnummer, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bei der Nutzung von WhatsApp erfolgt die Datenverarbeitung durch WhatsApp Ireland Limited. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass Daten auch an Server außerhalb der EU übertragen werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von WhatsApp.

Nutzung von Google Maps

Auf unserer Website nutzen wir den Dienst Google Maps. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Zur Nutzung der Funktionen von Google Maps ist es notwendig, Ihre IP-Adresse zu speichern. Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Google übertragen und dort gespeichert.

Die Nutzung von Google Maps erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote sowie einer leichten Auffindbarkeit von Orten.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy

Bei Anrufen über den KI-Telefonassistenten

Bei Anrufen über unseren KI-Telefonassistenten werden folgende Daten verarbeitet:

Telefonnummer des Anrufers
Reservierungsdaten (Name, Datum, Uhrzeit, Personenzahl)
Bestellinformationen (falls zutreffend)

Hinweis: Es erfolgt keine Aufzeichnung oder Speicherung von Gesprächen. Die Reservierungsdaten werden direkt an den jeweiligen Auftraggeber übermittelt – VoiceHub erhält und speichert diese Daten nicht.

Weitere Dienstleistungen (Design, Fotografie, Bestellungen):

Im Rahmen weiterer angebotener Dienstleistungen (insbesondere Designleistungen, Erstellung von Werbematerialien, Fotografie sowie individuelle Auftrags- und Bestellabwicklung) werden ebenfalls personenbezogene Daten verarbeitet. Dies umfasst insbesondere Kommunikationsdaten, Auftragsinformationen, bereitgestellte Inhalte (z.B. Bilder, Texte, Logos) sowie ggf. Kontaktdaten zur Abstimmung und Durchführung der Leistungen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung des jeweiligen Auftrags sowie zur Kommunikation mit dem Auftraggeber.

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur:

Technischen Bereitstellung der Webseite
Gewährleistung der IT-Sicherheit
Weiterleitung von Kontaktanfragen an den Webseiteninhaber
Entgegennahme und Bearbeitung von Anfragen
Weiterleitung von Reservierungen und Bestellungen an den Auftraggeber
Erfüllung des Vertrags mit dem Kunden
Technischen Bereitstellung des KI-Telefonassistenten

Rechte der betroffenen Personen

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten. Sie haben außerdem das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

6. Eingesetzte Dienstleister

Für die Webseitenerstellung:

Hostinger (EU)

– Hosting-Anbieter für die Bereitstellung und Speicherung von Webseiten

– Serverstandort: Europäische Union (je nach Konfiguration)

– DSGVO-konforme Datenverarbeitung

Für den KI-Telefonassistenten:

Twilio (EU/USA)

– Bereitstellung der Telefonnummern für den KI-Assistenten

– Datenübermittlung gemäß Standardvertragsklauseln (SCC)

Vapi (EU/USA)

– Erstellung und Konfiguration des KI-Telefonassistenten

– Verarbeitung der Sprachdaten in Echtzeit (ohne Aufzeichnung)

– Datenübermittlung gemäß DSGVO Art. 46 (SCC)

Make / OpenAI (EU/USA)

– Automatisierung und Verknüpfung mit Google Kalender

– Verarbeitung von Terminbuchungen und Reservierungen

– Datenübermittlung auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln (SCC)

Diese Dienstleister erhalten ausschließlich die Daten, die für den technischen Betrieb notwendig sind.

Weitere eingesetzte Dienstleister (Design, Druck, Medien):

Im Rahmen von Designleistungen, Fotografie sowie der Erstellung von Werbematerialien können weitere externe Dienstleister (z.B. Druckereien oder Plattformen zur Bildverarbeitung) eingesetzt werden.

Diese erhalten ausschließlich die Daten, die zur Durchführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind.

7. Verantwortlichkeit bei Kundenaufträgen

Bei Webseitenprojekten

Der Auftraggeber ist für die bereitgestellten Inhalte verantwortlich (Texte, Bilder, Logos)
VoiceHub handelt als Auftragnehmer für die technische Umsetzung

Bei Anrufen über den KI-Telefonassistenten

Wenn ein Anrufer den KI-Assistenten eines Auftraggebers nutzt, gilt:

Der Auftraggeber ist die datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)
VoiceHub handelt als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

Bei weiteren Dienstleistungen (Design, Fotografie, Werbematerialien):

Der Auftraggeber ist für alle bereitgestellten Inhalte und Informationen verantwortlich (z.B. Texte, Bilder, Logos, Markeninhalte). VoiceHub erbringt die Leistungen je nach Vereinbarung selbst oder unter Einbindung externer Dienstleister (z.B. Druckereien oder Plattformen). Eine Weitergabe von Daten erfolgt ausschließlich, soweit dies zur Durchführung des jeweiligen Auftrags erforderlich ist.

Jeder Kunde wird über den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) informiert. Dieser kann jederzeit auf unserer Webseite heruntergeladen und ausgefüllt werden.

8. Speicherung und Löschung von Daten

KI-Telefonassistent

Reservierungs- & Bestelldaten: werden direkt zwischen Anrufer und Auftraggeber ausgetauscht – VoiceHub erhält und speichert diese Daten nicht

Webseitenerstellung

Buchungsbelege: 8 Jahre
Rechnungen: 10 Jahre

Allgemein

Server-Logfiles: 14–30 Tage
Cookie-Daten: je nach Cookie-Typ (siehe Abschnitt 2)

9. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich:

an den jeweiligen Auftraggeber zur Bearbeitung der Anfrage (KI-Telefon-Service)
an unsere technischen Dienstleister (OpenAI, Vapi, Twilio, Hostinger)
an Steuerberater oder Rechtsanwälte (soweit erforderlich)
wenn gesetzlich vorgeschrieben (z.B. Finanzamt)
wenn der Nutzer ausdrücklich einwilligt keine Weitergabe zu Werbezwecken.
an externe Dienstleister im Rahmen von Design-, Druck- oder Medienleistungen (z.B. Druckereien), sofern dies zur Durchführung des Auftrags erforderlich ist

10. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung (z.B. Cookie-Zustimmung, Google Analytics)
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung eines Vertrags / Bearbeitung einer Anfrage (Webseitenerstellung, KI-Telefon-Service, Design- und sonstige Dienstleistungen)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Aufbewahrungspflichten nach HGB/AO)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse (technische Funktionsfähigkeit, IT-Sicherheit)

11. Datensicherheit

Wir verwenden modernste technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten, darunter:

SSL-Verschlüsselung
DSGVO-konforme Serverstandorte
Zugriffsbeschränkungen

12. Beschwerden bei der Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem der Betroffene seinen gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder den Ort des mutmaßlichen Verstoßes hat.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen oder bei Änderungen unserer Leistungen anzupassen.

Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die jeweils aktuelle Version.

Stand: März 2026