Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Webseite und unseres KI-Telefonassistenten ist:

Bei der Erstellung und Einrichtung von Webseiten für unsere Kunden verarbeiten wir folgende Daten:

Kundendaten

• Name und Firmierung des Auftraggebers
• Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Adresse)
• Rechnungsdaten (Adresse, ggf. Steuernummer/USt-ID)
• Kommunikation im Rahmen des Auftrags (E-Mails, WhatsApp-Nachrichten)

Webseiteninhalte

• Texte, Bilder und Logos, die vom Kunden bereitgestellt werden
• Geschäftsinformationen (Öffnungszeiten, Leistungen, etc.)
• Technische Zugangsdaten (Hosting, Domain, FTP, etc.)

KI-Telefonassistent-Inhalte

• Begrüßungstexte und Gesprächsabläufe
• Geschäftsinformationen (Öffnungszeiten, Leistungen, Preise, etc.)
• Reservierungs- und Buchungseinstellungen
• Weiterleitungs-E-Mail und Kontaktdaten

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur:

• Erfüllung des Vertrags zur Webseitenerstellung
• Erfüllung des Vertrags zur Bereitstellung des KI-Telefonassistenten
• Kommunikation mit dem Auftraggeber
• Rechnungsstellung und Buchhaltung
• Technischen Umsetzung der Webseite
• Technischen Einrichtung und Betrieb des KI-Telefonassistenten

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung des Vertrags
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Aufbewahrungspflichten nach HGB/AO)

Speicherdauer

• Buchungsbelege: 8 Jahre
• Rechnungen: 10 Jahre
• Technische Zugangsdaten: nach Projektabschluss gelöscht (sofern keine Wartung beauftragt)

Verwendete Dienstleister

Bei der Webseitenerstellung setzen wir folgende Dienstleister ein:

Unsere Webseite verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und die Ihr Browser speichert.

Notwendige Cookies

Wir verwenden Cookies, die für den Betrieb der Webseite technisch notwendig sind:

• Cookie-Consent-Cookie: Speichert Ihre Einwilligung zur Cookie-Nutzung (Speicherdauer: 365 Tage)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Funktionsfähigkeit der Webseite)

Analyse-Cookies (optional)

Mit Ihrer Einwilligung verwenden wir Google Analytics zur statistischen Auswertung der Webseitennutzung (siehe Abschnitt 3).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung)

Ihre Cookie-Einstellungen

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit ändern. Notwendige Cookies können nicht deaktiviert werden, da die Webseite sonst nicht funktioniert.

Diese Webseite nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited ("Google"), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Umfang der Verarbeitung

Google Analytics verwendet Cookies und erfasst Informationen über die Nutzung der Webseite, wie z.B.:

• Besuchte Seiten und Verweildauer
• Herkunft des Zugriffs (Suchmaschine, direkt, etc.)
• Verwendetes Endgerät und Browser
• IP-Adresse (anonymisiert)

IP-Anonymisierung

Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert. Ihre IP-Adresse wird von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der EU oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt.

Zweck und Rechtsgrundlage

Die Nutzung erfolgt zum Zweck der Analyse und Verbesserung unserer Webseite.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung über das Cookie-Banner)

Datenübermittlung in die USA

Google Analytics kann Daten in die USA übermitteln. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Google ist zudem nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Telefon (Meta Platforms)

Bei der Kontaktaufnahme über Telefon oder Messenger-Dienste werden personenbezogene Daten (z. B. Telefonnummer, Nachrichteninhalte) verarbeitet. Bei der Nutzung von WhatsApp erfolgt die Verarbeitung über die Server von WhatsApp Ireland Limited. Dabei kann eine Übermittlung von Daten an Server der Meta Platforms, Inc. in den USA nicht ausgeschlossen werden.

Die Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission sowie des EU-US Data Privacy Frameworks.

Widerruf der Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie Ihre Cookie-Einstellungen ändern oder Google Analytics über ein Browser-Add-on deaktivieren:

https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Weitere Informationen

Weitere Informationen zu Google Analytics finden Sie hier:

https://policies.google.com/privacy

Bei Besuch der von uns erstellten Webseiten

Beim Besuch einer von uns erstellten Kundenwebseite werden folgende Daten verarbeitet:

• IP-Adresse des Besuchers
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seiten
• Browser-Typ und -Version
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)

Kontaktformulare

Bei Nutzung eines Kontaktformulars auf einer Kundenwebseite werden die eingegebenen Daten (z.B. Name, E-Mail, Nachricht) an den jeweiligen Webseiteninhaber übermittelt.

Bei Anrufen über den KI-Telefonassistenten

Bei Anrufen über unseren KI-Telefonassistenten werden folgende Daten verarbeitet:

• Telefonnummer des Anrufers
• Reservierungsdaten (Name, Datum, Uhrzeit, Personenzahl)
• Bestellinformationen (falls zutreffend)

Hinweis: Es erfolgt keine Aufzeichnung oder Speicherung von Gesprächen. Die Reservierungsdaten werden direkt an den jeweiligen Auftraggeber übermittelt – VoiceHub erhält und speichert diese Daten nicht.

Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur:

• Technischen Bereitstellung der Webseite
• Gewährleistung der IT-Sicherheit
• Weiterleitung von Kontaktanfragen an den Webseiteninhaber
• Entgegennahme und Bearbeitung von Anfragen
• Weiterleitung von Reservierungen und Bestellungen an den Auftraggeber
• Erfüllung des Vertrags mit dem Kunden
• Technischen Bereitstellung des KI-Telefonassistenten

Für die Webseitenerstellung

Für den KI-Telefonassistenten

Diese Dienstleister erhalten ausschließlich die Daten, die für den technischen Betrieb notwendig sind.

Bei Webseitenprojekten

• Der Auftraggeber ist für die bereitgestellten Inhalte verantwortlich (Texte, Bilder, Logos)
• VoiceHub handelt als Auftragnehmer für die technische Umsetzung

Bei Anrufen über den KI-Telefonassistenten

Wenn ein Anrufer den KI-Assistenten eines Auftraggebers nutzt, gilt:

• Der Auftraggeber ist die datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)
• VoiceHub handelt als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

Jeder Kunde wird über den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) informiert. Dieser kann jederzeit auf unserer Webseite heruntergeladen und ausgefüllt werden.

KI-Telefonassistent

• Reservierungs- & Bestelldaten: werden direkt zwischen Anrufer und Auftraggeber ausgetauscht – VoiceHub erhält und speichert diese Daten nicht

Webseitenerstellung

• Buchungsbelege: 8 Jahre
• Rechnungen: 10 Jahre

Allgemein

• Server-Logfiles: 14–30 Tage
• Cookie-Daten: je nach Cookie-Typ (siehe Abschnitt 2)

Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich:

• an den jeweiligen Auftraggeber zur Bearbeitung der Anfrage (KI-Telefon-Service)
• an unsere technischen Dienstleister (OpenAI, Vapi, Twilio, Landingsite.ai)
• an Steuerberater oder Rechtsanwälte (soweit erforderlich)
• wenn gesetzlich vorgeschrieben (z.B. Finanzamt)
• wenn der Nutzer ausdrücklich einwilligt

Keine Weitergabe zu Werbezwecken.

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung (z.B. Cookie-Zustimmung, Google Analytics)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung eines Vertrags / Bearbeitung einer Anfrage (Webseitenerstellung, KI-Telefon-Service)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Aufbewahrungspflichten nach HGB/AO)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigtes Interesse (technische Funktionsfähigkeit, IT-Sicherheit)

Wir verwenden modernste technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten, darunter:

• SSL-Verschlüsselung
• DSGVO-konforme Serverstandorte
• Zugriffsbeschränkungen

Nutzer haben folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Betroffene können sich bei jeder deutschen Datenschutzbehörde beschweren.

Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Es gilt jeweils die aktuelle Version zum Zeitpunkt des Besuchs.